Skip to main content

Covid-19: Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Signatur und digitalen Unterschriften

Weltweit befinden sich ganze Unternehmen im Homeoffice und Mitarbeiter gehen ihrer Arbeit "remote" nach. In dieser Reihe von FAQs befassen wir uns mit praktischen Lösungen, wie in dieser Situation Verträge formgerecht abgeschlossen und elektronisch signiert werden können.

Es gibt unterschiedliche Arten, wie auf elektronischem oder digitalem Weg eine Unterschrift geleistet oder digital in ein Dokument eingefügt werden kann. Rechtlich beschreibt die elektronische Signatur eine Technik, um ein elektronisches Dokument mit einer Signatur zu verbinden.

Europäisch einheitliche Regelungen zur elektronischen Signatur ergeben sich aus der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 ("eIDAS-Verordnung"). Danach wird zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur unterschieden, die jeweils unterschiedliche rechtliche Wirkungen haben:

  • Einfache elektronische Signatur: Diese umfasst bspw. die Signatur durch das Einfügen eines Bildes bzw. eines Scans einer Unterschrift oder auch das Einfügen einer Unterschrift mittels eines Tablet-Stifts. Sie beschreibt Daten in elektronischer Form, die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden. Eine besondere Gewähr für Authentizität oder Integrität der Daten besteht jedoch nicht.
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur: Die fortgeschrittene elektronische Signatur zeichnet sich dadurch aus, dass sie dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet werden kann und seine Identifizierung ermöglicht. Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und ist mit den unterzeichneten Daten in einer Art verbunden, die eine nachträgliche Änderung der Daten erkennbar macht. Allerdings genügt beispielsweise ein PDF-Scan nicht den Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur.
  • Qualifizierte elektronische Signatur: Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die zusätzlich von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (Hard- oder Software wie z.B. Kartenlesegerät oder Signaturprogramm) erstellt wurde. Sie beruht auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen, welches von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter ausgestellt wurde.


Zu beachten ist allerdings, dass nicht alle Formen der elektronischen Signatur zur Erfüllung gesetzlicher Formerfordernisse geeignet sind.

Es gibt diverse Dienstleister (bspw. DocuSign oder Adobe), die zumindest einige der oben dargestellten Formen der elektronischen Signatur anbieten und mit deren Rechtswirksamkeit werben.

Im deutschen Recht gilt beim Abschluss von Verträgen der Grundsatz der Formfreiheit. Danach können Verträge ohne weitere rechtlichen Vorgaben geschlossen werden, d.h. auch mündlich, durch den Austausch von E-Mails oder aber auch unter Verwendung jeder der drei Formen der elektronischen Signatur.
Für bestimmte Arten von Verträgen kann das Gesetz dagegen besondere Formerfordernisse vorsehen:

  • Textform (§ 126b BGB): Der Textform ist genügt, wenn eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Insoweit ist keine physische Urkunde erforderlich und es gelten keine spezifischen Unterschriftsanforderungen. Die Textform kann durch jede Form der elektronischen Signatur ersetzt werden.
  • Schriftform (§ 126 BGB): Besteht ein gesetzliches Schriftformerfordernis, so ist grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift auf einer körperlichen Urkunde zu leisten ("wet ink signature").
  • Die Schriftform kann in vielen Fällen durch die elektronische Form
    (§ 126a BGB)
    ersetzt werden. Dazu muss der Name des Erklärenden hinzugefügt werden und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Alle Parteien müssen dabei ein gleichlautendes Dokument elektronisch signieren.
  • Notarielle Form (§ 128 BGB): Als strengste Form setzt die notarielle Beurkundung zusätzlich das Verlesen des (Vertrags-) Dokuments durch den Notar sowie seine Unterschrift voraus. Dies kann grundsätzlich nicht elektronisch erfolgen (weitere Details zur Beurkundung in Zeiten von Covid-19 finden sich in unserem Client Alert "Notary appointments in times of Covid 19"). 

Sofern kein gesetzliches Formerfordernis besteht, sind die Vertragsparteien bei der Auswahl der entsprechenden Unterschriftsform frei. Das heißt, sie können grundsätzlich frei wählen, auf welchem elektronischen Wege sie den Vertrag signieren wollen.

In vielen Verträgen (wie etwa in Share Purchase Agreements (SPAs), Gesellschaftervereinbarungen oder anderen Vertragsgestaltungen), aber auch bei einseitig abzugebenden Erklärungen wie bspw. die Erstellung von Schuld-verschreibungsurkunden nach § 793 BGB, werden neben den gesetzlichen weitere zusätzliche Formerfordernisse (wie beispielsweise Kontrollunterschriften) vereinbart. Insofern ist genau zu prüfen, ob der jeweilige Vertrag solche gewillkürten Formerfordernisse enthält.

Fehlt es an näheren Ausführungen, wie die vertragliche Vereinbarung zu verstehen ist, bestimmt eine gesetzliche Auslegungsregel, dass im Zweifel eine Erleichterung der gesetzlichen Anforderungen vereinbart ist.

Vereinbaren die Parteien die Wahrung der elektronischen Form, kann (sofern sich nicht ein anderer Wille ergibt) formwahrend nicht nur die qualifizierte elektronische Signatur, sondern auch die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet werden. Für einen wirksamen Vertragsschluss ist es in diesen Fällen ausreichend, dass Angebots- und Annahmeerklärung, die jeweils mit einer elektronischen Signatur versehen sind, zwischen den Parteien ausgetauscht werden. Allerdings können die Parteien in diesen Fällen nachträglich die Signierung mit qualifizierter elektronischer Signatur oder Beurkundung in Schriftform verlangen.

Nein. Eine oder mehrere Vertragsparteien können auch dann elektronisch unterschreiben, wenn eine oder mehrere andere Vertragsparteien handschriftlich unterzeichnen, sofern hier keine Formerfordernisse entgegenstehen oder dies anders vereinbart wurde.

Sofern es auch keine gesetzlichen Formvorschriften für den Vertrag gibt, gilt der oben genannte Grundsatz der Formfreiheit. Die Parteien können sich eine Form der elektronischen Signatur aussuchen. Diese muss grundsätzlich auch nicht für beide Parteien identisch sein. Es reicht außerdem aus, wenn die Parteien jeweils die für die andere Partei bestimmte Datei signieren und sich gegenseitig zusenden.

Ja. Auch wenn beide Dokumententypen als Beweismittel vor Gericht zugelassen werden, begründen allerdings grundsätzlich nur eigenhändig unterschriebene Dokumente den vollen Beweis dafür, dass die in ihnen enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern abgegeben wurden.

Elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, verfügen über entsprechende Beweiskraft. Weist ein elektronisches Dokument eine solche qualifizierte Signatur hingegen nicht auf, unterliegt die Echtheit des Dokuments der freien Beweiswürdigung durch das Gericht.

Ein Ersatz der eigenhändigen Unterschrift durch eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht zulässig, wenn dies ausdrücklich gesetzlich verboten ist.

Gesetzliche Verbote für die Ersetzung der eigenhändigen Unterschrift durch eine qualifizierte elektronische Signatur sind insbesondere im Arbeitsrecht (z.B. Kündigung und Aufhebung von Arbeitsverträgen, Erstellung des Arbeitszeugnisses sowie des Zeugnisses nach § 109 GewO), im Familienrecht und Kreditsicherungsrecht (Bürgschaftserklärung und abstraktes Schuldanerkenntnis oder -versprechen sofern der die Erklärung abgebende Verbraucher ist) zu finden.

Darüber hinaus ist der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur ausgeschlossen, wenn sich dies bereits aus der Natur der Sache ergibt, wie bspw. bei dem Erfordernis einer "Urkunde", welche eine gegenständliche Verkörperung des Dokuments erfordert (wie z.B. bei Schuldverschreibungsurkunden). So lässt sich auch die notarielle Beurkundung nicht durch eine elektronische Signatur ersetzen. Der notariellen Beurkundung bedürfen bspw. der Kauf und die Übertragung von Grundstücken, die Verpflichtung zur Übertragung des gegenwärtigen oder zukünftigen Vermögens, die Schaffung oder Abtretung einer durch eine Hypothek gesicherten Forderung sowie die Abtretung oder die Verpflichtung zur Abtretung von Geschäftsanteilen einer GmbH.

Dies ist grundsätzlich möglich.

Im Falle grenzüberschreitender Vertragsschlüsse können für die Frage, ob ein Vertrag formwirksam zustande gekommen ist, unterschiedliche Rechtsordnungen eine Rolle spielen. Zu denken ist hierbei u.a. an das Recht des Landes, dessen Recht der Vertrag unterliegt, das Recht des Landes, in denen die jeweiligen Vertragsparteien oder deren Vertreter zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses anwesend waren, oder das Recht des Landes, in dem eine der Parteien ihren gewöhnlichen Aufenthalt hatte.

Zur Beantwortung wird ein deutsches Gericht regelmäßig dasjenige Recht heranziehen, welches unter den gegebenen Umständen die geringsten Hürden für das Zustandekommen eines formwirksamen Vertrags vorsieht. Dies ist Ausfluss des sog. "Günstigkeitsprinzips", wonach die Wirksamkeit des Vertrags möglichst nicht an der Form scheitern soll. 

Bei der Wirksamkeit der elektronischen Unterschrift beim Vertragsabschluss unter einer anderen Rechtsordnung kommt es auf die jeweilige Jurisdiktion an.

Zur Rechtslage bei Verträgen, die englischem Recht unterliegen, finden sich weitere Informationen in unserem Client Alert "Covid-19: Frequently asked questions on e-signing and virtual signings".

ANSPRECHPARTNER

COVID-19 TASK-FORCE

 

Dr. Andreas Dehio, Partner, Aufsichtsrecht
> E-Mail

Dr. Kurt Dittrich, Partner, Kapitalmarktrecht
> E-Mail

Dr. Jan Endler, Partner, Öffentliches Recht / Beihilfen
> E-Mail

Dr. Timon Grau, Partner, Arbeitsrecht
> E-Mail

Dr. Carsten Grave, Partner, Kartellrecht
> E-Mail

Dr. Tim Johannsen-Roth, Partner, Corporate / M&A
> E-Mail

Dr. Jochen Laufersweiler, Partner, Corporate / M&A
> E-Mail

Oliver Rosenberg, Partner, Steuerrecht
> E-Mail

Dr. Sven Schelo, Partner, Restrukturierung
> E-Mail

Kirstin Schwedt, Partnerin, Dispute Resolution
> E-Mail

Prof. Dr. Daniela Seeliger, Partnerin, Kartellrecht
> E-Mail

Andreas Steck, Partner, Aufsichtsrecht
> E-Mail

Dr. Sabine Vorwerk, Partnerin, Restrukturierung
> E-Mail

Ulrich Wolff, Partner, Corporate / M&A
> E-Mail